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Evernoteのチェックリスト機能で仕事にドライブをかける3つの使い方

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随分前になりますが、私の尊敬する経営コンサルタントの先生が、「今どきフォトリーディングとマインドマップも使えないビジネスパーソンと仕事しているときは、まるで原始人と仕事しているようだ(怒)!」っとおっしゃられていました・・・

 

そして今、私にとってそれに近いツールがEvernote。

 

さすがに「原始人云々・・・」とまでは思いませんが、私個人としてはもうEvernote無しではアウトプットの品質を担保することはできませんし、また共同作業する時にもEvernoteが使えないとなると本当に非効率。Evernoteが使えない仕事環境やプロジェクトには非常に強いストレスを感じます・・・

 

世の中にはEvernoteの効率的な使い方としていろんなHackが紹介されていますが、私自身が生産性向上で特にその効果を感じているのがチェックリスト機能。

 

今回はこのチェックリスト機能をこんな感じで使っていますという事例をご紹介したいと思います。

 

 

使い方1:これから開始する30分から1時間の作業手順をチェックリストとして書き出す。

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これは最近始めたHackなのですが、かなり効果が高いです。

 

「さぁ、これから仕事に取り掛かろう」という時に、その作業が30分以上かかりそうな場合は、ぜひ作業に取り掛かる前に、その作業の開始から終了までの手順をチェックリスト化してみましょう。チェックリスト化する時間は恐らく5分とかからないはずです。

 

多くの場合(以前の私も含めて)その5分がもったいないと思ってしまいますが、実際にこれを習慣にすると、生産性が自覚できるほど向上します。

 

特にいくつかのプロジェクトの作業を並行で進めている時や、電話・チャット等で割り込みが多く発生する業種の方にはおすすめです。あと、「あまり気が進まないけどやらなきゃいけない仕事」をやっつける時も効果的。やりたくない仕事をやっている時ってfacebookとかに逃避行しちゃって、いつの間にか「あれ、何やってたんだっけ?」ってなる時ありますよね。

 

仕事ひとかたまりを事前にチェックリスト化しておけば、まず逃避行する事が激減しますし、逃避行したとしても直ぐに続きの作業を開始することができます。

 

 

使い方2:ルーチンワークのチェックリストをライブラリ化する。

Filing system

備忘録的なToDoリスト異なり、チェックリストは繰り返し作業を正確に消化することに重点を置きます。仕事の8割はルーチン作業と言いますが、このルーチン作業を如何に素早く正確に消化できるかで、それ以外のクリエイティブな仕事の品質を左右することは想像に難しくありません。

 

私は、「チェックリストテンプレート」というノートブックを作成し、そこに様々なルーチン業務のチェックリストテンプレートを保存しています。一例をあげると・・・

 

・FileMakerServer インストールチェックリスト

・FileMaker新規ソリューション作成時の初期作業チェックリスト

・Cloud.n 仮想サーバセットアップチェックリスト

 

これ以外にも、特定のプロジェクトで3回以上繰り返し作業が発生するものや、FileMakerソリューションのマイグレーション等、1発作業でミスが許されない作業のチェックリストテンプレートが保存されています。

 

例えばソリューションのマイグレーション作業等は、毎回の作業内容は少しづつ異なりますが、前回使用したチェックリストをテンプレート化しておくことで、次回のマイグレーション作業をより確実にミス無く遂行する手助けになります。

 

 

使い方3:明日の業務開始30分の仕事をチェックリスト化して本日の業務を終了する。

Blog

私は、その日の仕事を必ずジャーナルという1つのノートに時系列に記録するようにしています。ジャーナルというのは非常に簡単なしくみで、「ジャーナル」というノートブックを作成し、その中にyyyy.mm.ddのタイトルで1つノートを作成。あとはそのノートに、ひたすら時系列で何をやったか、もしくは使い方2で挙げたこれからやることチェックリストを記述していきます。

 

ジャーナルを記録することそのものがストレスになると長続きしないので、私の場合はSkitchを多用しています。作業している状態のウィンドウ、作業が完了した状態のウィンドウをSkitchでキャプチャし、取得した画像に簡単なキャプションを入れて、SkitchからEvernoteに直接ドラッグ&ドロップします。これでジャーナルへの記録はOK。体裁を気にしないことが重要です。

 

この流れで、当日の業務終了時点で、翌営業日の業務開始30分の作業を、翌日のジャーナルにチェックリストとして記述しておきます。こうすると、翌日の仕事のスタートダッシュが効きます。 朝イチの仕事って特に脳が100%起動していない状態でのスタートになるので、脳の緊張状態をスムーズにピークへ持って行くにはそれなりの工夫が必要です。

 

そのひとつの工夫がスタートダッシュ・チェックリスト。前日のうちに、翌営業日イッパツ目の作業をチェックリスト化しておくと効果的です。これは特に週末・週明けに大きな効果を発揮します。

 

ここで合わせ技のHackを。スタートダッシュ・チェックリストの内容はメールチェックとか◯◯会議ではなく、前営業日の作業の続きの作業にすること。当日最後にしていた仕事をあえて完了させず8割程度の仕掛り状態にしておき、翌日の朝イチ仕事で前日の業務を完了させるというHackで朝のスタートダッシュを効かせます。

 

参考図書