見積書の送付から通知まで、FileMaker・Dropbox・Chatworkをつなぐ【2019年講演資料】

2019年のFileMaker カンファレンスでは、Dropbox Japan株式会社の福地高志氏と共同で登壇しました。前年に紹介した大量の写真・動画の管理に加え、見積書の送付や営業担当者への通知など、日々の業務をつなぐ連携事例を取り上げました。

ファイルを保存するだけでなく、次の仕事へつなぐ

講演で紹介した事例の一つは、FileMakerで管理する見積書をお客様へ送り、その後の対応につなげる仕組みです。

FileMakerから出力した見積書のPDFをDropboxへ保存し、ダウンロードボタンを含むHTMLメールを送ります。お客様がそのボタンを押すと、PDFをダウンロードできると同時に、担当者のChatworkへ通知が届く構成にしました。

メールが届いたことや本文を読んだことを直接検知する仕組みではなく、ダウンロードボタンが押されたことを、担当者が次の対応を考えるきっかけにしています。

それぞれのサービスの役割と、データの流れを設計する

資料では、FileMaker、Dropbox、Chatworkに加え、AWS API GatewayとAWS Lambdaを組み合わせた流れを図で示しています。

FileMakerが業務情報と処理を管理し、Dropboxがファイルを保管・配信する。そこに通知の仕組みを組み合わせることで、見積書を作る仕事と、営業担当者が対応する仕事をつなぎました。

時間のかかる処理は、画面の操作と切り離す

もう一つの例が、Excelファイルの出力です。サーバー側でデータを出力してDropboxへ保存し、処理が終わったらダウンロード用URLをChatworkへ通知します。

ファイルができあがるまで画面の前で待ち続ける必要を減らし、必要なタイミングで結果を受け取れるようにする設計です。連携先を増やすこと自体ではなく、利用する人の仕事の流れに合わせて処理を組み立てることを重視しました。

ブース向けデモ動画でも確認できます

同年のカンファレンスでは、Dropboxのスポンサー出展ブース向けに、連携を紹介するデモ動画も提供しました。以下は講演全編ではなく、そのデモ動画です。

Dropboxブース向け連携デモを見る（Vimeo）

写真・動画の保存先と業務情報の役割分担は、2018年の講演資料の記事で紹介しています。

講演名：事例から学ぶ Dropbox と FileMaker プラットフォーム との連携テクニック

ファイルの受け渡しや通知を、業務アプリケーションとどうつなぐか。お困りのことがあれば、はじめのご相談でお聞かせください。