FileMaker

FileMakerでリッチな文書管理を実現できるMDStockerのご紹介

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こんにちは。
ライジングサンシステムコンサルティングの岩佐です。

突然ですが、あなたは開発したソリューションのヘルプ機能をどのように実装していますか?

実は多くのビジネスアプリケーションの開発現場では、未だにWordやExcelで「紙(Word/Excel/PDFを含む)で配布すること」を前提としたヘルプが多く使わているようです。

しかしこの方法だと、機能の追加、変更が発生するたびにマニュアルの再配布が必要になります。

また、昨今ではヘルプコンテンツに動画を埋め込むことで、エンドユーザに対してよりわかりやすく機能を説明する工夫も、クラウドサービスでは当たり前になりつつあります。

にもかかわらず、このようなリッチなヘルプコンテンツはビジネスアプリケーションの開発プロジェクトではなかなかお目にすることがありません。

そこで、今回はブログのように簡単にHTML文書を作成し、FileMakerでエンドユーザに公開できる、簡易的なコンテンツマネジメントツールである「MDStocker」をご紹介したいと思います。

1. FileMakerで動くコンテンツマネジメントアプリとは?

今回ご紹介するMDStockerは、純粋なFileMakerプラットフォームで開発されたアプリケーションです。このアプリケーションでは、Markdown記法と呼ばれるルールに従ってHTMLドキュメントを簡単に作成することができます。

このHTMLドキュメントには、スクリーンショットや動画を埋め込む事が可能です。ですので、よりリッチなヘルプコンテンツをエンドユーザに届けることができます。

また、このようなコンテンツマネジメント機能を、FileMakerプラットフォームで動いているアプリケーションに一体化させることで、ユーザ認証やコンテンツの追加・編集・削除といった権限管理を、既存のソリューションと連携させながら実装することが可能です。

WordPressやその他のコンテンツマネジメントシステムを導入すれば、HTMLによる社内へのコンテンツ配信は簡単にできます。

しかし、新たにそのシステム用のサーバを構築しなければならなかったり、クラウドサービスを利用するにしても、ユーザ認証の問題が出てきたり、アカウント管理が煩雑になったりと、いざ始めるにしてもなかなかハードルが高いものです。

そういった問題も、今回ご紹介するツールを使って、かなりの部分を解決できるのではないかと思います。

2. MDStockerの機能を動画でご紹介

ここからは、MDStockerの機能を動画でご紹介したいと思います。
まずはGIF動画を用いてダイジェストのような形でお伝えしたいと思います。

2-1. 閲覧用レイアウト

こちらが、MDStockerを起動して最初のレイアウトです。
ウインドウの左側には、ドキュメントをカテゴリごとに仕分けすることができるセレクタ機能、その右には、選択中のカテゴリ内に登録されたHTMLドキュメントのサムネイル。そして一番右側に、選択中のHTMLドキュメントが表示されます。

2-2. 新しいコンテンツの作成

こちらのGIF動画が、MDStockerで、実際にMarkdown記法を用いてHTMLドキュメントを作成している様子です。
一般的なMarkdown記法では、画像データはHTTPサーバにホストする必要があるのですが、MDStockerでは特殊なショートコードを設け、画像データはすべてBase64で保持するように工夫しました。これで、画像データをホストするための別サーバを建てなくても画像を取り扱えるように配慮しました。

2-3. コンテンツの全文検索

コンテンツはFileMakerの検索スクリプトにより全文検索をすることが可能です。

2-4. iPadでも文書の閲覧が可能

また、ヘルプコンテンツとiPadの相性は抜群ですので、MDStockerは閲覧機能にのみ限り、iPadでも利用できるようにしました。
縦表示と横表示の双方に対応していますので、状況に応じて適切な方向でコンテンツを閲覧していただくことができます。

2-5. Markdown記法の解説も含めた長編動画

こちらは、約15分の少し長い動画ですが、MDStockerの搭載する機能のすべて、及びMarkdown記法によるHTMLドキュメントの作成方法を詳細に説明している動画です。

いかがでしょうか。
これだけの情報を、全て文字で伝えるとなると相当量の文章量、そして何よりも文章力が必要になります。

しかし、このように動画をうまく使うことで、文章だけでは伝えきれないニュアンスを、わかりやすく伝えることが可能になります。

3. リッチなヘルプコンテンツが重要な理由

ヘルプコンテンツが充実していることは、エンドユーザのアプリケーションの習得コストを削減する上で極めて重要です。企業は決して安くはない資金を投資してソフトウェアを開発します。

そして当然ですが、そのソフトウェアを利用するエンドユーザが、できるだけ短時間で使いこなせるようになることが、その投資を早期に回収する極めて重要な要素になります。

もちろんエンドユーザが使いやすい操作性を実現したり、わからないことがあったときに、すぐにヘルプデスクが対応できるような仕組みを構築することは有効な対策です。

しかし、昨今のようにリモートワークや、数ヶ月や数週間ごとに新しい機能をリリースするようなプロジェクトが一般化してくると、これまでのようなやり方だけではうまくいかないケースが出てきます。

そこで、このような画像や動画を使ったリッチなヘルプコンテンツが極めて重要になってきます

4. MDStockerの開発動機

弊社は、基本的に内製化支援が主なサービスなのですが、その過程の中でー般的な受託開発のように、クライアント企業様向けのオリジナルなソフトウェアの開発も行います。

開発はすべてアジャイルで行いますので、最初に完璧な要件定義を行うのではなく、優先順位の高いところから順に開発を進めていき、「これで最低限使える!」となったタイミングで、リリースをしてエンドユーザさんに使ってもらいます。

そして、実際に使っていただく中から様々な改善案のフィードバックを頂き、それをフォローするための新機能、及び修正機能を2〜3週間毎にこまめにリリースしていくというアプローチを取っています。

この中で重要になってくるのが、こまめにリリースされる新機能の告知、及び使い方のヘルプを、以下に手間を掛けず、そしてわかりやすくエンドユーザに届けるかという点です。

以前は、メールを使ったり、クライアント企業様が導入されているグループウェアを用いたりしていたのですが、なかなか思い通りに情報伝達ができず、せっかくスピーディーに便利な機能を開発しても、それが十分に伝わらず、エンドユーザさんが使いこなせない。

結果、システム開発投資の費用対効果が抑制されてしまうような事象がありました。

こういった問題を解決すべく、MDStockerの開発に至りました。

5. MDStockerを社内ブログとして利用する

また、MDStockerは社内ブログのような形で使っていただくことも可能です。

ソフトウェア開発プロジェクトで、HTMLで簡単に情報共有ができるコンテンツマネジメントシステムがあると、まだ完成していない開発中のアプリケーションを、「現在このような形で新システムを開発しています」といった途中経過情報を、すべてのエンドユーザと共有することが簡単になります。

このように、完成前のシステムを「チラ見せ」できるのは、顕在化していない要件を効率的に引き出す上でも極めて有益なツールになります。

ソフトウェア開発の現場でよくある「出来上がってくるまで何が出てくるかわからない」という状況は、決して安くはないお金を投資する委託側企業にとっては大きなストレスです。

これを少しでも軽減するために、開発中の画面や帳票、及び操作している様子のショートムービーをこまめに、社内ブログとして将来のエンドユーザさんに先行して見ていただくことで、こういったストレスを減らすと同時に、先にも上げた顕在化していない要件の掘り起こしや、エンドユーザさん自身による新たな気付きによる新機能の実装や、余計な機能の削ぎ落としなどにも貢献することができます。

6.まとめ

このブログ記事では、FileMakerプラットフォームで動くコンテンツマネジメントツール、MDStockerをご紹介させていただきました。

このMDStockerは無料でご利用いただくことができます。

ただし、フリーウェア故に、十分なテストは行っていません。
また、このツールを使って発生した事故に関しては、いかなる責任も弊社は負いかねます。
さらに、カスタマイズ等の追加開発や、テクニカルコンサルティングのご契約が伴わない個別の質問に関してはご対応しかねることをご了承ください。

上記のことをご注意してお試しいただければと思います。

MDStocker Ver 0.5 beta ダウンロード

こちらのボタンからサンプルのカスタムAppをダウンロードしてください。
※Ver17以上のFileMakerPro/FileMakerProAdvancedが必要です。
※iPadで動かすためにはFileMakerGo17以上が必要です。
※OSのバージョンや特定の環境下においては正常に動かない可能性もあります。

 
まだ、このソリューションの中身を解析して、ご自身のソリューションに組み込みたい場合は、完全アクセス権を以下のフォームからご請求ください。

MDStocerの完全アクセス権リクエスト

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お読みいただき、誠にありがとうございました。

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